Si les organisations sont souvent conscientes du fait qu'elles peuvent réduire leurs coûts d'impression bureautique de 10 à 30 %, elles ne savent généralement pas comment faire, ni par où commencer. Nous avons accompagné des entreprises comme Telecom Egypt dans un processus en quatre étapes, qui a permis à l'opérateur d'économiser quelque 12 millions de dollars par an sur les frais de découvert et d'améliorer son flux de trésorerie dans le cadre de la fourniture de lignes téléphoniques fixes dans tout le pays. Avec cette même approche, une société informatique internationale a réalisé des économies annuelles de 7 millions de dollars sur ses coûts documentaires. Cette société a ainsi renforcé sa position de leader mondial en matière de développement de produits, de services et de solutions pour le stockage et la gestion des informations.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

1. Nous réalisons une évaluation exhaustive Lean Six Sigma,
   qui permet de déterminer le coût réel des impressions pour votre entreprise, d'identifier les sources de gaspillage et de trouver des solutions pour les éliminer. La détermination du coût total de possession inclut le calcul des coûts secondaires, la réalisation d'études sur les utilisateurs et l'analyse du flux de documents dans votre environnement de travail.
2. Nous imaginons votre environnement d'impression d'entreprise idéal.
   Une fois que notre équipe a compris les besoins de votre organisation et de vos utilisateurs, ainsi que les applications spécifiques dont vous avez besoin, nous travaillons avec vous afin de concevoir l'environnement de production documentaire idéal. Cet environnement englobe l'ensemble de votre personnel, y compris les télétravailleurs et les collaborateurs nomades.
3. Nous aidons votre entreprise à passer en douceur à ce nouvel environnement d'impression.
   La mise en place d'une nouvelle infrastructure d'impression d'entreprise constitue généralement un projet d'envergure qui nécessite une migration progressive par étapes. Nous disposons précisément de compétences spécialisées en matière de gestion du changement. Nous fournissons des services d'assistance aux utilisateurs, des formations et des communications continues pour garantir la poursuite de vos activités et éviter toute interruption lors du déploiement de la nouvelle infrastructure.
4. Nous collaborons avec vous dans le cadre d'une recherche permanente d'amélioration.
   Nous prenons en charge tous les aspects liés à nos engagements de niveau de service, parmi lesquels la surveillance proactive de vos équipements, le réapprovisionnement en consommables, la réparation des équipements en panne, la facturation et la génération de rapports d'activité. Nous travaillons avec vous afin d'améliorer votre système d'impression d'entreprise pendant toute la durée de votre contrat pour vous faire gagner du temps et de l'argent.

Lorsque les imprimantes du Baptist St. Anthony’s Health System sont tombées en panne, les employés du centre se sont retrouvés dans une situation délicate. En effet, il pouvait parfois s'écouler deux semaines avant que les équipements fonctionnent de nouveau. Conscients qu'il devait exister une meilleure solution, les employés se sont alors tournés vers les services d'impression d'entreprise Xerox. Nous leur avons fourni une source unique et fiable pour la gestion de leurs équipements d'impression. Nous avons également automatisé leurs processus de travail. Le centre a ainsi vu augmenter sa productivité, son efficacité, ainsi que le taux de satisfaction des clients internes, qui a atteint un score exceptionnel.

Nous avons aussi aidé les employés du Pitt County Memorial Hospital, souvent débordés, à gagner du temps en leur permettant de personnaliser, de commander, de valider et de suivre leurs travaux d'impression en ligne grâce à un portail de commande Web très simple d'utilisation.

Avec les services d'impression d'entreprise Xerox, vos employés n'ont plus besoin de se préoccuper des imprimantes. Lorsqu'ils sont satisfaits, les employés peuvent veiller à ce que vos clients le soient également.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

• Nous identifions et résolvons les problèmes d'impression d'entreprise de manière proactive. Par ailleurs, nous reconstituons les stocks de consommables requis pour les imprimantes avant que la pénurie n'affecte les employés.
• Nous offrons aux utilisateurs un point de contact unique vers des ressources capables de résoudre les problèmes d'imprimantes.
• Nous fournissons un accès aux services d'impression d'entreprise pour les télétravailleurs, les employés amenés à se déplacer ou ceux qui travaillent sur des périphériques mobiles.
• Nous choisissons l'emplacement d'installation des imprimantes le plus approprié pour répondre aux besoins de vos employés et des responsables des services.

Pour nous, la sécurité ne se résume pas à une fonction sur un équipement. Il s'agit de comprendre le fonctionnement complet de vos infrastructures documentaires et d'impression d'entreprise, ainsi que leurs vulnérabilités. Les services d'impression Xerox garantissent la protection des informations confidentielles dans toute votre entreprise. Methodist Health Care s'est ainsi mis en conformité avec les réglementations HIPAA et HITECH, et a renforcé sa réputation en matière de qualité de soins dispensés aux patients. Un grand fournisseur spécialisé dans l'aérospatiale et la défense a adopté des équipements certifiés NIAP pour améliorer la sécurité des informations et, par là même, renforcer la sécurité du pays.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

• Nous développons un plan de sécurité complet pour les équipements d'impression, les documents et le contenu. Nous veillons à ce que ces mesures soient conformes aux politiques de sécurité de votre entreprise.
• Nous mettons en place un environnement d'impression d'entreprise permettant de respecter les normes réglementaires comme Sarbanes-Oxley et HIPAA.
• Nos experts sont dûment formés et reçoivent des habilitations de sécurité très rigoureuses pour gérer votre infrastructure d'impression d'entreprise.
• Nos produits, véritables références du secteur, sont certifiés conformes aux normes de sécurité EAL (Evaluation Assurance Level) 2.
• Nous surveillons en permanence les périphériques et les ports pour nous assurer de leur sécurité.

Vous pouvez utiliser moins de papier, consommer moins d'énergie, générer moins de gaz à effet de serre et limiter les déchets grâce aux services d'impression. Après avoir observé l'ensemble de votre système d'impression d'entreprise, nous élaborons une feuille de route pour réduire votre empreinte écologique. Nos services d'impression d'entreprise ont, par ailleurs, permis à British Telecom de diminuer de moitié son empreinte carbone afin de répondre à des objectifs exigeants dans le cadre d'une amélioration fonctionnelle.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

• En réduisant le nombre d'équipements d'impression dans vos bureaux, nous contribuons à la diminution de la consommation énergétique.
• Nous proposons des imprimantes certifiées ENERGY STAR et des consommables respectueux de l'environnement comme le toner Emulsion Aggregate et l'encre solide.
• Nous aidons les employés à réduire le gaspillage en matière d'impression d'entreprise avec des fonctionnalités telles que la suppression des pages de garde ou l'impression de plusieurs diapositives sur la même page.
• Nous créons des workflows pour lire, envoyer et stocker les documents au format numérique.
• Nous facilitons le recyclage grâce à notre programme Green World Alliance, qui permet de réduire les déchets par millions de tonnes chaque année.
• Nous mesurons l'impact environnemental grâce à des outils d'évaluation complets comme la calculatrice carbone et formulons de petits conseils pour vous aider à réduire votre empreinte carbone, ainsi que votre consommation d'énergie et de papier.

Nos services d'impression d'entreprise peuvent vous aider à découvrir et à adopter de nouvelles méthodes et de bonnes pratiques sur l'usage des données. Nous avons recommandé à deux universités au Nord de l'État de New York (États-Unis) d'adopter un système de soumission des travaux en ligne pour rationaliser leurs impressions. Un district scolaire public de Lincoln (Nebraska, États-Unis) utilise désormais un système de gestion de contenu plus efficace dans le cadre d'une nouvelle méthode d'apprentissage destinée à 34 000 étudiants. Enfin, la Northern Health Authority de la Colombie-Britannique (Canada) s'appuie sur les services d'impression d'entreprise pour passer du format papier au format numérique, ce qui permet de libérer du temps pour se consacrer pleinement aux soins dispensés aux patients.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

• Nous intégrons des éléments intelligents dans vos documents afin d'automatiser l'acheminement et les approbations.
• Nous éliminons toutes les étapes inutiles du processus.
• Nous numérisons les documents papier au format PDF et transformons les procédés sur support papier, longs et fastidieux, en processus électroniques beaucoup plus rapides.
• Nous créons des référentiels de contenu dans lesquels il est facile d'effectuer des recherches.

Lorsque votre organisation fonctionne efficacement, tout le reste rentre dans l'ordre. Certains clients, comme Carillion, nous ont demandé de résoudre un problème spécifique (réduction des coûts, par exemple). D'autres, comme Clifford Chance, avaient conscience des mauvaises performances de leur système d'impression d'entreprise mais ne savaient pas précisément ce qu'il leur fallait. Indépendamment du but dans lequel vous faites appel à nous, le résultat est le même : la solution que nous mettons en place vous simplifie le travail au quotidien.

La gestion d'impression d'entreprise : nos actions

• Nous définissons des notifications basées sur des règles afin de guider les utilisateurs vers l'équipement le plus rentable pour leurs impressions.
• Nous nous attachons à résoudre les problèmes d'impression et appliquons les enseignements tirés de cette expérience à votre processus d'impression.
• Nous contribuons à l'accélération du taux d'adoption de votre nouveau processus d'impression d'entreprise grâce à des actions de communication et de formation.
• Nous proposons une assistance en plusieurs langues par l'intermédiaire de nos centres de services partagés répartis dans le monde entier.
• Nous regroupons les factures pour Xerox et les équipements tiers pour plus de simplicité. Nous pouvons personnaliser votre facture afin de résumer les activités selon la région, le service ou l'élément de votre choix.