DocuWare CONNECT to Xerox

Numérisation et archivage de documents à partir d'une imprimante multifonctions

DocuWare vous permet de numériser, d'indexer et de stocker des documents à partir d'une imprimante multifonctions, et de mettre ces fichiers électroniques immédiatement à disposition des utilisateurs autorisés en les ajoutant à des archives centralisées.

Caractéristiques principales

  • Stockez les documents numérisés directement dans une armoire DocuWare
  • Sélectionnez le mode de connexion souhaité : en arrière-plan à l'aide d'identifiants prédéfinis ou individuels pour chaque utilisateur, par exemple
  • Utilisez un nombre illimité d'armoires DocuWare 5
  • Effectuez votre sélection parmi une liste de boîtes de dialogue de stockage sur l'imprimante multifonctions Xerox
  • Définissez des boîtes de dialogue de stockage personnalisées grâce aux fonctions d'administration de DocuWare
  • Sélectionnez les entrées d'index à partir de listes ou saisissez-les manuellement
  • Accédez aux paramètres de numérisation de l'imprimante multifonctions, y compris les modes duplex et simplex, le choix entre couleur et noir et blanc, la résolution de 100 à 600 ppp et les formats PDF, TIFF ou JPG
  • Ajoutez les documents à des archives centralisées pour les mettre à disposition des utilisateurs autorisés
  • Interface souple pour une utilisation simplifiée
  • Indexation automatisée pour retrouver rapidement les fichiers recherchés
  • Améliorez vos processus de travail en simplifiant la numérisation, le stockage et la recherche de vos documents
  • Installation, administration et utilisation simples pour vous simplifier la vie
  • Réalisez des économies en réduisant les coûts de stockage des documents papier à l'aide d'une solution numérique au faible coût de revient global
  • Les documents numérisés s'intègrent en souplesse aux processus de gestion de contenu Web
  • Une solution évolutive qui s'adapte à vos besoins
  • Prend en charge tous les formats de document
  • Le système Xerox Extensible Interface Platform (EIP) vous permet d'accéder aux solutions logicielles directement à partir de l'imprimante multifonctions
DocuWare vous permet de numériser, d'indexer et de stocker des documents à partir d'une imprimante multifonctions, et de mettre ces fichiers électroniques immédiatement à disposition des utilisateurs autorisés en les ajoutant à des archives centralisées.

Principaux défis

  • Trouver des solutions traitant automatiquement tout type de document peu importe sa source ou les procédures de contrôle internes et permettant de répondre aux exigences juridiques en vue des audits.
  • Pouvoir gérer les enregistrements ou les documents de manière sécurisée et contrôlée, avec possibilité de développer la solution à l'aide de fonctionnalités de processus de travail, de gestion de contenu Web et de fonctions d'intégration universelle.
  • Offrir des fonctionnalités de gestion de contenu puissantes afin de permettre de déployer la solution à l'ensemble de l'organisation.
  • Trouver une solution judicieuse pour importer des documentset conserver les enregistrements sous forme électronique, et permettre aux utilisateurs d'y accéder rapidement.
  • Trouver une solution logicielle offrant organisation simplifiée et stockage sécurisé à tout moment.
  • Améliorer les processus, pour permettre la modification à distance des documents, par les utilisateurs mobiles par exemple.
  • Trouver une solution se configurant facilement et s'intégrant en souplesse aux autres applications.
DocuWare CONNECT to Xerox vous permet de numériser et stocker des documents à partir de votre appareil multifonctions en une seule étape. Indexez les documents numérisés directement à partir de l'imprimante et stockez-les dans des archives centralisées afin de les rendre immédiatement accessibles à tous les utilisateurs dûment autorisés.

Le choix de l'application utilisée pour le stockage des documents dans DocuWare s'effectue sur l'imprimante. En fonction de la configuration, vous pouvez vous identifier en saisissant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ou en recourant à l'utilisateur prédéfini pour la connexion à DocuWare. Les boîtes de dialogue de stockage disponibles s'affichent alors à l'écran. Sélectionnez-en une pour en afficher les champs correspondants. Saisissez dans ces champs les termes d'index du document, en les choisissant dans les listes de sélection ou à l'aide du clavier à l'écran. Une fois tous les champs requis renseignés, numérisez le document. Le document numérisé est stocké en arrière-plan dans l'armoire DocuWare avec les termes d'index qui lui ont été attribués et est immédiatement accessible à tous les utilisateurs dûment autorisés.


Pourquoi choisir Xerox ?
  • DocuWare est conçu pour une intégration en souplesse aux imprimantes multifonctions Xerox
  • Archivez des documents directement à partir d'une imprimante multifonctions Xerox
  • Numérisez, indexez et stockez les documents en une seule étape à partir de l'appareil multifonctions
  • Les documents sont immédiatement mis à disposition des utilisateurs autorisés

CONNECT to Xerox repose sur la technologie du Web Client DocuWare. L'appareil Xerox est équipé d'un navigateur qui communique par HTTP avec le module DocuWare CONNECT to Xerox, application ASP.NET exécutée dans le cadre de Microsoft IIS (Internet Information Services).

Pour communiquer avec le système DocuWare, CONNECT to Xerox utilise l’interface GAPI (General Application Programming Interface) de DocuWare. Les documents numérisés sont envoyés par le dispositif Xerox via FTP (File Transfer Protocol) à un serveur FTP dans lequel ils sont ensuite stockés.

DocuWare accède au répertoire du serveur FTP dans lequel se trouvent les documents par le biais du système de fichiers, en extrait les fichiers numérisés et les stocke dans l'armoire électronique DocuWare via GAPI. Les données d’index des documents numérisés sont directement transférées à l’interface GAPI par CONNECT to Xerox.

Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

Multifonctions

Imprimantes et copieurs de production

Installation de DocuWare 5.1b SP1
  • Compatible avec toutes les éditions de DocuWare Server : BUSINESS, PROFESSIONAL et ENTERPRISE
  • Le module supplémentaire nécessite une licence pour le client DocuWare