e-Cervo Sprinter Index

Solution globale de traitement et d’indexation de documents

SPrinter Index est un gestionnaire puissant de flux documentaires, capable de prendre en charge un grand nombre de problématiques de capture, de mise en forme automatisées, d'indexation et de routage. SPrinter Index est une application autonome qui s'intègre aisément à des solutions de gestion de contenus telles Xerox DocuShare.

Caractéristiques principales

  • Traitement de spools d'impression et de numérisation : Sprinter Index récupère et traite indifféremment les documents récupérés depuis des flux Postscripts/PCL (fonction "fichier / imprimer" depuis une application logicielle) et des fichiers TIFF / PDF générés par les matériels de scan.
  • Gestion de documents structurés ou non.
  • Indexation, nommage et archivage automatique en une seule pression de bouton vert de votre périphérique de scan (reconnaissance de zones sur modèles identifiés).
  • Création et enrichissement d'arborescence de classement automatique.
  • Conversion de tous les documents au format PDF avec recherche plein texte, grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) effectuée sur le document lors de la numérisation.
  • Création de PDF sécurisés (copie / impression / insertion de filigrane).
  • Numérisation pat lot.
  • Découpage de fichiers, programmable à la page ou à la détection de caractères.
  • Gestion de paperware (page d'en-tête de numérisation).
  • Insertion automatique de page.
  • Connexion avec une source de données externe permettant d'obtenir des données additionnelles pour l'indexation
  • Formulaire d'indexation personnalisable et relié directement à la base documentaire pour une indexation simple et rapide de tout document non paramétrable.
  • Destinations multiples : base documentaire, arborescence sous MS Windows, e-mail.
  • Systèmes de notification multiples des utilisateurs comme des administrateurs : e-mail, info-bulle, Net send.
  • Suppression
  • Interface administrateur graphique et intuitive.
  • Scénarisation des traitements par un système de plugins enfichables : permet un enchaînement logique de règles évoluées en toute simplicité.
Le papier est encore très présent dans nos organisations. Autant de place perdue en salles d'archives, de temps gaspillé en classement et en recherches inutiles, de sources d'erreurs entraînant la perte d'informations. Par ailleurs, les procédures de traitements des documents internes ou entrants (diffusion, archivage…) dépendent encore beaucoup de solutions propriétaires ou partiellement intégrées aux processus métiers et au système d'information de l'entreprise.

Principaux défis

  • Perte de productivité liée au temps passé à l'archivage, parfois inefficace, des documents sous format papier.
  • Temps et ressources perdus en recherche d'informations mal archivées.
  • Fragilité de l'information :
    • pertes d'informations importantes stockées sous format papier et pouvant être perdues ou détruites par inadvertance,
    • documents électroniques non protégés facilement copiables et imprimables.
  • Questions sur la pérennité des formats d'archivage
  • Rupture dans la traçabilité des informations contenues dans des documents papier ou dans des documents électroniques non contrôlés
  • Mauvaise circulation de l'information :
    • photocopies papiers contraignantes à diffuser dans tous les services,
    • documents numériques stockés dans des formats non lisibles par tous les destinataires.
  • Dépenses élevées en papier, tonner et cartouches d'encre liées à l'impression de tous les documents destinés à une diffusion interne ou à un archivage
  • Locaux perdus et espaces de travail encombrés par l'accroissement des archives papier.
Sprinter Index est une solution simple et efficace pour indexer et d'archiver automatiquement tout document numérisé ou imprimé. Vous retrouvez vos informations en quelques secondes et gagnez en productivité, sans bouleverser vos habitudes de travail.
  • Gagnez en temps : en une simple pression du bouton vert de votre copieur d'étage, tous vos documents papiers sont :
    • numérisés dans un format unique et universel (PDF),
    • nommés et archivés automatiquement selon vos procédures de classement,
    • indexés systématiquement grâce aux données extraites du document et renseignées dans les métadonnées.
  • Gagnez en productivité : vos facilitez le travail collaboratif en donnant accès à l'information en temps réel, dans un format de lecture exploitable par tout un chacun, diffusable largement par simple notification ou envoi d'e-mail.
  • Gagnez en efficacité : vous êtes assuré du respect des procédures de numérisation, de diffusion et d'archivage de vos documents grâce à la création de règles de traitement programmées depuis l'unique console d'administration.
  • Gagnez en sécurité :
    • Assurez vous de la pérennité de vos documents électroniques : SPrinter Index est compatible PDF / A et vous garanti ainsi un accès à long terme à vos archives numériques
    • Garantissez la traçabilité des informations traitées au travers de SPrinter Index

Pourquoi choisir Xerox ?

  • Intégration optimisée avec les équipements Xerox de numérisation et d'impression : tire parti des fonctionnalités avancées (EIP, numérisation réseau…) des gammes Office et Production.
  • Simplicité de mise en œuvre : solution très complète, évolutive, personnalisable. SPrinter Index évolue avec votre business.
  • Simplicité d'utilisation : de multiples interfaces de capture et d'indexation qui s'adaptent toujours aux méthodes de l'entreprise et aux attentes des utilisateurs.
  • Avec Xerox, une gestion documentaire maitrisée de bout en bout : numérisation via multifonctions, traitements et indexation via SPrinter Index, gestion de contenus avec Xerox DocuShare.