Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Aujourd’hui encore, à l’ère du numérique, beaucoup d’entreprises continuent à avoir du mal à gérer tous les documents papier qui sont créés ou qui arrivent tous les jours par courrier et par télécopie. De nombreuses équipes de travail font appel à des processus complexes lorsqu'elles souhaitent capturer des documents afin de les classer dans des espaces d'archivage comme SharePoint ou des fichiers Windows. Une des raisons pour lesquelles elles procèdent ainsi peut être que certaines entreprises croient toujours que l'automatisation des flux de travail documentaires est trop coûteuse, trop compliquée et qu'elle prend trop de temps. Xerox ConnectKey for SharePoint change tout cela et offre une solution de flux de travail extrêmement productive, facile à installer et à utiliser - et à un prix accessible.

Xerox ConnectKey for SharePoint est une solution d'amélioration des flux de travail qui simplifie et rationalise la façon dont vous numérisez, capturez et stockez vos documents papier. Grâce à votre imprimante multifonctions Xerox, vous pouvez déplacer puis consulter vos documents dans le fichier d'archivage de votre choix, tout comme vous le feriez à partir de votre PC. Vous pouvez également donner un nom au document et ajouter n'importe quelle information d'indexation importante avant de numériser. Avec la flexibilité de pouvoir capturer et diriger vos documents vers SharePoint et vers des fichiers Windows, ConnectKey est la solution idéale pour toute équipe de travail ayant besoin d'archiver et de partager des documents papier.

Caractéristiques principales

Simple: facile à installer, à utiliser et à entretenir
  • La simplicité d'utilisation du pilote d'installation vous permet d'être opérationnel rapidement.
  • La procédure d'installation vous permet de consulter d'un simple clic vos fichiers SharePoint et Windows et les ajoute au panneau de l'interface utilisateur de votre imprimante multifonctions Xerox.
  • En intégrant totalement SharePoint à votre environnement bureautique, les utilisateurs ont la possibilité de reproduire sur l'imprimante multifonctions Xerox ce qu'ils voient sur leur PC.
  • La navigation dynamique des fichiers simplifie la capture des documents ainsi que l'acheminement de vos flux de travail. En effet, vos documents peuvent être nommés, indexés et envoyés à l'emplacement souhaité à partir de votre imprimante multifonctions.
  • Grâce à la solution logicielle "Scan to Home", vos employés pourront scanner leur documents directement vers leur répertoire personnel.
  • Xerox ConnectKey for sharePoint a été conçue idéalement pour les petites et moyennes entreprises.
Intelligent: mises à jour automatiques des flux de travail
  • Pendant que vous scannez des documents, la solution Xerox ConnectKey for SharePoint crée des fichiers numériques avec recherche textuelle afin que vous puissiez rapidement être en mesure de répondre aux demandes des clients, ainsi qu’aux audits de conformité ou toute autre opération nécessitant l'extraction rapide et exacte des informations.
  • Afin de gagner du temps et d’améliorer le partage des documents pour votre personnel de bureau, vos fichiers Microsoft Word et Excel sont numérisés avec exactitude.
  • La caractéristique des flux de travail « prêts maintenant » garantie que votre imprimante multifonctions reste toujours à jour. Lorsque des changements sont apportés à SharePoint ou aux documents Windows archivés dans votre serveur, ils sont automatiquement mis à jour sur votre imprimante multifonctions.
Flexible: accès aux fichiers SharePoint et Windows
  • Optimisez l'acquisition de SharePoint et de votre matériel informatique en connectant directement votre imprimante multifonctions Xerox vers vos espaces d'archivage dédiés.
  • Le nombre de périphériques de destinations compatibles avec votre imprimante multifonctions est illimité.
  • Fonctionne avec SharePoint 2007 et les versions antérieures.
  • Créez des fichiers PDF, PDF/A, PDF consultables, JPEG, Tiff, MS Word et Excel.

Articles et récompenses

PublicationCitation/RécompenseDate


Xerox office technology devices and solutions have won numerous awards from third party vendors such as BLI, Frost and Sullivan, and Better Buys for Business. This video highlights those awards as well as our placement as a leader in the IDC MarketScape 2014-2015 Smart MFP report, the third time Xerox has achieved this position.
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2014-2015


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
L'utilisation d'importants volumes de papier implique fréquement de faire face aux défis suivants: coûts élevés, erreurs, difficultés liées aux normes et à la reproduction de documents anciens.

Principaux défis

  • Des études récentes sur le secteur montrent que malgré tous les moyens actuellement à notre disposition pour traiter numériquement l'information, les flux de travail restent handicapés par un surplus de documents papier, difficile à gérer et à organiser.
  • La plupart des bureaux n'ont pas de lien direct allant de leurs imprimantes multifonctions à l'espace d'archivage souhaité, ce qui entraîne un long et coûteux processus qui peut être source d'erreurs.
  • Les documents numérisés sont en général des documents PDF sans recherche textuelle, ce qui rend impossible l'identification d'informations commerciales importantes au moment voulu.
  • Dans un soucis de régulation, un nombre croissant de secteurs doit respecter les normes gouvernementales qui exigent la possibilité d'extraire rapidement des informations cruciales d'un document. Une démarche qui devient laborieuse lorsqu'elle implique des documents papier ou des fichiers sans recherche textuelle.
  • Le besoin d'utiliser d'anciens documents papier ne peut se faire en général qu'en recréant entièrement le document sur votre PC, ce qui représente une perte de temps et d'argent.
Soyez plus productif
  • Bénéficiez de gains de productivité grâce à des flux de travail intelligents et intuitifs.
  • N'utilisez plus les étapes de numérisation vers email et toutes ces étapes supplémentaires - numérisez directement vers l'emplacement de votre choix à partir de votre imprimante multifonctions Xerox.
  • Réduisez le nombre d'erreurs et améliorez la conformité de vos documents.
  • Une seule touche suffit pour reproduire d'anciens documents.
Réduisez les coûts
  • Le temps, c'est de l'argent – effectuez vos tâches plus rapidement et réduisez le nombre d'erreurs grâce à des flux de travail précis et simples.
  • Minimisez les frais d'expédition et de télécopie en partageant les documents directement vers des espaces d'archivage partagés.
  • Réduisez l'espace physique de stockage en archivant facilement vos documents papier.
  • Facile à acheter et à conserver, l'imprimante multifonctions sans licence d'utilisation est disponible à un prix abordable.
Garantit la sûreté
  • ConnectKey est basée sur une technologie de numérisation protégée par le cryptage des données et la transmission sans risque qui élimine toute possibilité de perte de données.
  • S'intègre à Microsoft Active Directory et aux programmes de connexion de l'imprimante multifonctions afin de garantir que les utilisateurs ne voient que les flux de travail indispensable à leur poste.
Soutenez vos initiatives de viabilité environnementale
  • La fonctionnalité d'acheminement et de capture intelligente vous aident à éliminer les documents papier coûteux.
  • Réduisez le nombre d'exemplaires nécessaires pour économiser de l'énergie, du papier et du toner.
  • Diminuez votre empreinte carbone en réduisant l'envoi de documents vers d'autres emplacements professionnels, vendeurs et autres partenaires commerciaux.

Pourquoi choisir Xerox ?

Contrairement à de nombreuses solutions compétitives qui acheminent les documents vers des espaces d'archivage multiples, ConnectKey for SharePoint a été conçue spécifiquement pour l'utilisateur SharePoint.
  • L'expérience de l'utilisateur sur l'imprimante multifonctions a été conçue pour reproduire les bibliothèques SharePoint comme l'utilisateur les voit sur son PC, ce qui rend l'utilisation Connectkey extrêmement intuitive.
  • La navigation dynamique des dossiers sur l'imprimante multifonctions améliore davantage l'expérience SharePoint de l'utilisateur en lui permettant de numériser vers l'emplacement de son choix en une seule étape facile à suivre.
  • Si vous utilisez SharePoint en tant qu'outil de collaboration, vous devez alors aller au-delà de la simple création de fichiers PDF. ConnectKey vous offre la possibilité de reproduire numériquement vos documents Microsoft Word et Excel au moyen d'une seule touche.
  • Si vous avez installé des destinations "San to Home" pour vos utilisateurs, ConnectKey vous permettra d'installer facilement des flux de travail pour ces emplacements et éliminera ainsi le processus à étapes multiples de création de modèles de numérisation.
Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

Multifonctions

Imprimantes et copieurs de production

Conditions matérielles requises
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Conditions logicielles requises
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.