25 questions à poser avant de signer un contrat ECM

25 questions à poser avant de signer un contrat ECM

Combien de plateformes de gestion de contenus d’entreprise (ECM) prétendent offrir une solution complète, et combien disent vrai ? Pour répondre à cette question, il faut en fait en poser 25. Lorsque vous évaluez un système ECM, considérez chacune d’entre elles pour identifier les solutions comprenant les fonctionnalités et capacités importantes que vous devez attendre d’un système vraiment complet.

  1. La solution ECM peut-elle s’adapter à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins de l’entreprise ?
  2. Peut-elle aider votre entreprise à solutionner des problématiques métiers basées sur la gestion documentaire en numérisant, en traitant, en gérant et en partageant des contenus ?
  3. La solution s’intègre-t-elle de manière homogène avec des systèmes multifonctions permettant une numérisation ad-hoc et contextuelle ?
  4. Offre-t-elle un écosystème de produits à même de faciliter l’accès aux contenus via le mobile et le cloud ?

Quid de la capture ?

Les entreprises traitent d’importants volumes de contenus dans le cadre de leurs différents processus métiers. Qu’il s’agisse d’automatiser le règlement des factures ou de simplifier la comptabilité fournisseurs, tout part du papier.

  1. La solution ECM assure-t-elle un large éventail de besoins en matière de numérisation, avec des outils pour la capture distribuée et centralisée ?
  2. Assure-t-elle l’intégration de contenus papier au sein des processus métiers à l’aide d’une numérisation ad-hoc ?
  3. Permet-elle de numériser d’importants volumes papier avec une capture de qualité professionnelle ?
  4. Offre-t-elle à un client en déplacement la possibilité de capturer des contenus professionnels avec des appareils mobiles ?
  5. Dispose-t-elle de fonctionnalités numérisation vers des processus documentaires et numérisation pour archivage en répondant à l’ensemble des besoins de l’entreprise ?

Gestion de contenus

Une fois les contenus papier numérisés, l’étape suivante consiste généralement à gérer les informations. Les contenus doivent ensuite être organisés, vous avez alors besoin d’applications axées sur les données et d’un répertoire unifié où stocker toutes vos informations sensibles. Pour retrouver les data dont ils ont besoin, les utilisateurs ne devraient pas avoir à se connecter à de multiples systèmes, où déployer de l’énergie en envoyant une foule d’e-mails. Tout doit être à portée de clic. Ce qu’il faut c’est l’accès à un répertoire ECM. Les contenus souhaités peuvent être retrouvés à l’aide d’un mot clé ou par recherche textuelle au sein du document.

  1. Est-il possible d’organiser les contenus en dossiers ?
  2. La solution peut-elle définir des propriétés uniques comme un numéro de facture, un montant, ou encore l’identifiant d’un étudiant ou d’un collaborateur, afin de favoriser l’indexation et la recherche ?

Penser à l’aspect collaboratif

Lorsqu’un contenu joue un rôle au sein d’un processus métier, il est nécessaire d’impliquer les collaborateurs ayant connaissance du sujet. Une solution complète doit proposer diverses fonctions de collaboration. Posez-vous la question si la solution ECM permet aux utilisateurs :

  1. De partager instantanément des informations avec différents groupes de travail ?
  2. De favoriser la communication et le transfert de connaissances via des wikis, des blogs et des espaces de travail dédiés ?
  3. D’utiliser la distribution de document pour validation et signature?
  4. De permettre de travailler collectivement sur un même document afin d’aider les collaborateurs à prendre des décisions plus éclairées.

Penser aux processus

Les données peuvent vivre par elles-mêmes ou bien jouer un rôle dans le cadre de l’automatisation et la simplification d’un processus métier complexe.

  1. Les utilisateurs peuvent-ils travailler sur leurs propres contenus sans effectuer de programmation (ou peu) ?
  2. La solution ECM comprend-elle des formulaires électroniques, des règles opérationnelles et une gestion avancée des processus métiers permettant d’atteindre les objectifs d’automatisation en quelques jours au lieu de quelques mois ou années ?

Ne pas oublier la sécurité

La mise en conformité et la sécurité sont deux aspects essentiels d’un bon système de gestion de contenus.

  1. La solution ECM dispose-t-elle de dispositifs solides pour sécuriser vos actifs digitaux via un contrôle d’accès individuel ou groupé ?
  2. Est-elle en mesure d’automatiser la rétention et la mise à disposition des contenus ?
  3. Permet-elle d’interagir avec des utilisateurs externes et de partager des informations par accès sécurisé ?
  4. Demandez si des audits sont possibles afin d’examiner les habitudes d’utilisation.
  5. Renseignez-vous également sur l’intégration avec les serveurs Microsoft Exchange, pour vous assurer que les collaborateurs puissent utiliser leurs identifiants Windows pour s’authentifier avec le système ECM. Cette étape aide à éviter les accès non autorisés tout en automatisant les procédures d’identification.

L’accès est clé

Les utilisateurs peuvent parfois avoir besoin de retrouver les informations qu’ils ont stockées dans le répertoire. Dans certains scénarios complexes, cet accès peut s’effectuer à travers une application tierce. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’accéder aux commandes via l’application SalesForces.

  1. L’application ECM fournit-elle des outils intuitifs permettant l’interaction entre les diverses applications de l’entreprise ?
  2. La solution ECM donne-t-elle accès aux contenus critiques en ligne et hors ligne, via des navigateurs ou des appareils mobiles ?
  3. Et via le cloud ?

Lorsque vous aurez la réponse à toutes ces questions, vous aurez une bonne idée de ce que peut vous apporter ou non la solution ECM envisagée. Nous vous incitons à tester Xerox Docushare® 7.0 pour savoir si ce système répond favorablement à toutes vos questions.

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