7 trucs de pro pour améliorer votre workflow documentaire

Améliorer facilement et rapidement le flux d’informations dans votre environnement d’impression.

Quand on y pense, les documents sont le pilier de l’entreprise. En fait, plus d’un tiers des processus d’entreprise repose sur le papier[1].

Le problème, c’est que les entreprises consacrent beaucoup trop de temps et d’argent à la gestion de leurs documents. En moyenne, elles dépensent 1 million en gestion de documents par 10 millions de chiffre d’affaires.[2].Et pas moins de 40 à 60 % de tous les appels reçus par les hotlines informatiques concernent des problèmes d’impression.

Heureusement, un rapide bilan de votre environnement d’impression devrait vous aider à identifier toutes sortes de moyens judicieux de tirer pleinement parti de vos imprimantes.

Si c’est vous qui gérez votre parc d’imprimantes, voici quelques astuces qui vous aideront à améliorer en un rien de temps le workflow documentaire de votre entreprise.

1. Automatisez les tâches simples

La plupart des impressions et des processus documentaires impliquent des tâches répétitives comme remplir les factures, traiter les réclamations ou sauvegarder les fichiers dans les bons dossiers. Aujourd’hui, vos utilisateurs effectuent la plupart de ces tâches manuellement. Mais si vous documentez et comprenez les processus dont ils ont besoin, vous pouvez créer des workflows numériques prédéfinis et automatisés à l’aide de vos imprimantes multifonction (MFP).

Il vous suffit d’installer sur votre appareil une appli conçue pour acheminer les documents vers les dossiers et les bases de données dont vos utilisateurs ont besoin. Et voilà ! Vous aurez fait d’un processus rébarbatif en plusieurs étapes une tâche rapide, en une seule étape.

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2. Passez au Cloud (et restez-y)

Il semble logique de transférer des fichiers volumineux et riches en images – comme les supports de communication marketing – vers des bases de données dans le Cloud. Mais la plupart des gens partagent leurs documents volumineux par e-mail. Ils ont donc peut-être besoin de télécharger une copie de ces fichiers avant de pouvoir les imprimer ou les numériser vers des services de stockage comme Dropbox.

Si vous êtes passé à Dropbox ou MS 365, vos utilisateurs ne devraient pas avoir à passer par douze étapes pour télécharger et imprimer un fichier volumineux. Idéalement, ils doivent pouvoir y accéder et les imprimer sans avoir recours au téléchargement, à l’envoi d’e-mails ou à une clé USB.

Paramétrez votre MFP pour pouvoir numériser et imprimer vos documents vers (et depuis) les applis comme Dropbox. Vous réduirez ainsi le nombre d’étapes du processus et libérerez du même coup de l’espace sur votre serveur mail.

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3. Réglez les problèmes à distance

Quand les membres de votre équipe ont un problème de workflow documentaire, ils viennent vous demander de l’aide – et c’est bien normal. Pour autant, vous ne devriez pas vous déplacer aux quatre coins de vos bureaux à chaque problème d’imprimante.

Heureusement, la nouvelle génération d’imprimantes multifonction est suffisamment intelligente pour vous permettre de résoudre les problèmes à distance.

Grâce à une interface d’administration à distance, vous pouvez accéder à votre MFP et à ses paramètres pour résoudre le problème sans vous déplacer.

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4. Anticipez vos commandes de consommables

À tous les coups, plusieurs personnes de votre équipe commandent des cartouches d’encre pour différents modèles d’imprimantes, auprès de différents fournisseurs et à différents moments. Mauvaise idée.

La solution ? Configurez vos imprimantes pour être automatiquement informé par e-mail quand leurs cartouches sont presque vides. Comme ça, vous serez la seule personne à dépenser de l’argent en consommables et vous ne passerez commande qu’en cas de besoin.

5. Affichez vos couleurs… à bon escient

L’impression couleur coûte plus cher que l’impression en noir et blanc. En même temps, certains documents doivent impérativement être imprimés en couleur.

Ne laissez donc pas tous vos collaborateurs imprimer systématiquement leurs documents en couleur. Mettez plutôt en place un système de contrôle et d’autorisation pour limiter l’utilisation de l’impression couleur à des employés, des services, des types de documents ou même des moments spécifiques.

La même imprimante peut laisser vos commerciaux – et seulement eux – imprimer leurs présentations clients en couleur, tout en empêchant les autres employés d’imprimer leurs photos de vacances.

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6. Adoptez l’impression recto-verso

L’impression sur les deux faces peut faire une énorme différence. Optez pour des appareils dont le duplex (recto-verso) est le mode d’impression par défaut.

Vos coûts et votre consommation de papier en seront réduits de moitié. Simple. Et sensé.

7. Imprimez à la demande

90 % des entreprises ont connu des failles de sécurité causées par des imprimantes non sécurisées[3]. Et bien trop souvent, c’est parce qu’un employé avait laissé des documents confidentiels dans le bac de l’imprimante.

Non seulement vous prenez le risque de mettre en péril la sécurité de vos données, mais vous gaspillez du papier et de l’argent. En fait, environ 50 % des pages imprimées sont jetées et 20 % jamais récupérées[4].

L’impression à la demande (aussi appelée pull-printing) permet de s’assurer que la MFP n’imprime le document qu’après authentification de l’utilisateur au moyen d’un code PIN ou d’une carte à puce. Ce simple geste résoudra à la fois vos problèmes de coûts et de sécurité.

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En améliorant le flux de vos documents, vous améliorez également le flux des informations au sein de votre entreprise. Et ça vaut de l’or.

L’adoption de bonnes pratiques vous simplifiera la vie et réduira les dépenses de votre entreprise, et vous aurez l’assurance que vos employés travaillent plus efficacement.

Ces quelques astuces vous aideront à atteindre ces objectifs.

 

Et ensuite ?

Mettre en place ces trucs de pro est un bon début. Mais ce n’est qu’après avoir fait le bilan complet de votre environnement d’impression que vous pourrez commencer à en tirer pleinement parti.

Consultez notre "Manuel de la gestion de documents" pour découvrir comment réduire vos coûts, améliorer la productivité de vos utilisateurs et vous simplifier la vie.

Mieux encore, découvrez comment les services de gestion d’impression vous permettent d’externaliser les efforts qui vous aideront à réaliser des économies, tirer pleinement parti de votre infrastructure et permettre à vos utilisateurs de travailler plus efficacement.

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À propos de nous

Nous sommes Xerox. Nous sommes convaincus qu’améliorer votre façon de travailler passe par l’amélioration du workflow.

Nous aidons les entreprises à remédier aux inefficacités de leurs workflows documentaires pour que le travail soit plus efficace.

Faisons connaissance.

 

 


[1] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
[2] I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
[3] The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015
[4] Nuance Print Management, 2016