La valeur du papier : exploiter les processus de gestion documentaire pour faciliter la croissance

Pendant les périodes de croissance rapide, il peut être utile de procéder à une évaluation stratégique de vos processus de gestion des documents.

En effet, certains patrons ne réalisent peut-être pas que 40 pour cent de toutes les activités d'une entreprise reposent sur les documents. Et les entreprises consacrent en moyenne jusqu'à 10 pour cent de leur chiffre d’affaires à la seule gestion de leurs documents.

En créant un impact dans ce domaine, vous améliorerez l’efficacité à de nombreux niveaux de votre entreprise – ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent.

Processus de gestion des documents et trésorerie

Le processus classique de transmission des factures aux comptes fournisseurs constitue un exemple révélateur. Dans les petites entreprises, ce processus se fait souvent au coup par coup et il est inefficace à plusieurs niveaux.

  • Les données de la facture peuvent être imprimées, puis rentrées manuellement dans le système comptable.
  • Le processus de validation peut impliquer plusieurs personnes du service financier qui impriment des données confidentielles puis les oublient sur les bureaux d’autres personnes.
  • Et au moment où l’information parviendra enfin aux comptes fournisseurs, elle sera probablement passée par une douzaine d’étapes non documentées.

Tout cela est acceptable quand il s’agit d’une petite entreprise, et que le nombre de factures et d’employés du service financier reste gérable. Mais quand l’entreprise grandit et que les choses se compliquent avec la multiplication des factures et des intervenants, le processus de gestion des documents modifie considérablement la tâche du service comptabilité.

Pour commencer, le personnel financier doit consacrer un temps démesuré à des tâches manuelles fastidieuses. Mais surtout, un processus long et délibéré signifie que le directeur financier doit attendre plus longtemps avant de connaître le montant des sommes dues par l’entreprise. Ce processus documentaire de base a une incidence directe sur la visibilité que le directeur financier possède sur l’état de la trésorerie.

Une opportunité pour l’informatique

Dans le cas de l’exemple précédent, le service financier pourrait réaliser des économies et des gains d’efficacité grâce à l’informatique, et ce de plusieurs manières. En effet, vous pouvez utiliser dès à présent vos imprimantes et scanners multifonctions pour scanner, stocker et envoyer les factures, et automatiser ainsi votre workflow. Il existe également une autre opportunité très simple (mais souvent négligée) : sécuriser les documents en s’assurant que les imprimantes ne donnent accès aux fichiers qu’après saisie d’un code confidentiel.

En fait, la véritable opportunité va bien au-delà de simples économies et gains d’efficacité – même s’ils ont évidemment de l’importance. Il s’agit aussi d’aider le service financier à avoir davantage de visibilité sur la trésorerie.

Quand vous gérez vos processus documentaires plus intelligemment, vous ne faites pas que gérer des documents. Vous facilitez l’accès de tous aux données dont ils ont besoin. C’est particulièrement important en période de croissance rapide.

En bref, voilà votre opportunité : Commencez par rationaliser votre processus documentaire et cessez de gérer vos données au coup par coup. Vous êtes mieux placé que quiconque pour avoir un énorme impact sur votre entreprise de manière simple, rapide et surtout concrète.

Attaquez-vous aux inefficacités qui se cachent dans 40 pour cent des activités de votre entreprise : non seulement vous vous simplifierez la vie, mais vous aiderez tout le monde à travailler plus efficacement.

Par où commencer

Tout d’abord, identifiez les compromis que vous avez pu faire autrefois en matière de gestion des documents. Lisez notre SlideShare « Quatre idées judicieuses pour une croissance réussie » pour découvrir comment opérer différemment.

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