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Two women looking at computer monitors together

La couleur explose : Le Frisco ISD se transforme avec le jet d’encre pour orienter sa croissance

Au Texas, avec 73 écoles et 66 000 élèves, le Frisco Independent School District (ISD) fait partie des organisations éducatives publiques qui connaissent la croissance la plus rapide du pays.

Le service d’imprimerie du Frisco ISD répond aux divers besoins d'impression de cette communauté croissante d'éducateurs, d'étudiants, de personnel et de familles. Basée sur des solutions Xerox depuis de nombreuse années, cette imprimerie interne utilisait 13 presses Xerox Nuvera® 120, 2 presses de production Xerox® Iridesse® et une presse Xerox® Versant® 3100 dans un espace restreint. Jusqu'à la fin 2020, elle produisait plus de 2 500 travaux par jour, représentant 10 millions de feuilles par mois.

Cependant, avec l'expansion continue du Frisco ISD, les responsables de l’imprimerie ont pris conscience des limites de leur capacité de production. D’autant plus que leur espace physique disponible ne leur permettait pas d’installer d’autres d'équipements de production. Cet « enclavement » était devenu un vrai problème.

Une décision longuement mûrie

D’après Sherri Broderick, directrice des services d'impression, de courrier et de signalétique du Frisco ISD, l'équipe réfléchissait depuis longtemps à des solutions jet d'encre pour gérer ses volumes croissants à des coûts par page inférieurs. Malgré le jugement positif porté en général sur cette stratégie, il n’a pas abouti à une concrétisation. « Nous voulons être à la pointe de la technologie, et nous le sommes déjà dans de nombreux domaines, notamment avec le web-to-print », a-t-elle précisé. « Mais avant de franchir le pas, et adopter le jet d'encre, nous avons pris notre temps pour prendre la bonne décision ».

Deux événements ont précipité ce qui était resté une stratégie souvent discutée, mais jamais actée.

Sherri Broderick

« Nous voulons être à la pointe de la technologie, et nous le sommes déjà dans de nombreux domaines, notamment avec le web-to-print », a-t-elle précisé. « Mais avant de franchir le pas, et adopter le jet d'encre, nous avons pris notre temps pour prendre la bonne décision ».

La couleur explose

burst of color

Et soudain la couleur est partout ! « Tout a commencé par la volonté d'améliorer l'expérience des étudiants, la rétention et les résultats des examens », explique Broderick. « La couleur a littéralement explosé ! »

Nos études ont depuis longtemps montré que, dans les supports pédagogiques, la couleur contribue à renforcer la durée d'attention et la mémorisation. Il était donc naturel que les enseignants et les administrateurs souhaitent le plus possible intégrer les avantages de la couleur pour renforcer l’impact de leur enseignement. Mais les mêmes presses Xerox® Iridesse® et Versant® qui permettaient au Frisco ISD de produire des documents marketing, des programmes de remise de diplômes et d'autres applications haut de gamme d'une qualité exceptionnelle, imposaient des coûts prohibitifs dès que la couleur était nécessaire pour les différents programmes d’enseignement. Une option plus rentable était donc indispensable.

La difficulté ouvre des opportunités

Tout a changé au début de 2020. En raison des restrictions imposées par la pandémie, les étudiants sont restés chez eux, et la production mensuelle a considérablement diminué. Avec le renouvellement imminent des contrats de location d'équipements, l'occasion était belle de réévaluer toute la gamme des équipements utilisés, l'espace occupé et l'efficacité opérationnelle.

LE DÉFI : La couleur et l’espace pour la croissance

« Nous avions besoin d’une solution combinant des vitesses plus élevées, une capacité à la hauteur des exigences prévisibles pendant les cinq prochaines années », nous explique S. Broderick, « et sans augmenter les effectifs, ce qui signifie plus d'automatisation et moins de contacts ». En tête de liste de ses priorités, l’équipe a placé la recherche d'un système capable d’offrir la couleur standard à moindre coût, tout en libérant l'espace dans l’imprimerie bondée, pour bénéficier de meilleurs accès et un plus grand nombre de dispositifs de finition. La couleur et l’espace pour la croissance.

« Nous avions besoin d’une solution combinant des vitesses plus élevées, une capacité à la hauteur des exigences prévisibles pendant les cinq prochaines années », nous explique S. Broderick, « et sans augmenter les effectifs, ce qui signifie plus d'automatisation et moins de contacts ». En tête de liste de ses priorités, l’équipe a placé la recherche d'un système capable d’offrir la couleur standard à moindre coût, tout en libérant l'espace dans l’imprimerie bondée, pour bénéficier de meilleurs accès et un plus grand nombre de dispositifs de finition.

Objectifs prioritaires de Frisco ISD

Optimisation des coûts

Réduire les coûts d'encre et de toner, imprimer économiquement des supports pédagogiques en couleur.

Expansion des capacités

Libérer du temps sur l’Iridesse en faveur d’un plus nombre de projets à forte valeur ajoutée et garder les impressions administratives et marketing en interne.

Taille adéquate

Réduire la flotte Nuvera sans sacrifier la redondance, afin de répondre aux demandes saisonnières.

Automatisation

Améliorer les efficacités en automatisant les flux de travail et en intégrant plus d’opérations de finition en ligne. Créer un processus de bout en bout et sans contact.

L'équipe du Frisco ISD a identifié ses objectifs essentiels, notamment réduire les coûts de la production couleur standard, augmenter la capacité à gérer les volumes post-pandémie, enregistrer et expédier les produits finis avec plus de rapidité et plus d’efficacité.

SOLUTION : Une approche Mieux Ensemble

Grâce à l’équipe de confiance de Xerox, le Frisco ISD a bénéficié d’une analyse approfondie des coûts et des économies engendrées par l’adoption du jet d'encre, avec des discussions sur toutes les questions de fiabilité, d’automatisation et d’augmentation de la productivité.

Le plan défini a permis d’intégrer les besoins actuels, les équipements existants, les possibilités d'évolution futures, selon les changements prévisibles et la croissance du District.

Avec deux presses Xerox® Baltoro® supplémentaires, le Frisco ISD a réduit le coût de production de ses matériaux d'enseignement en couleur standard de haute qualité. Offrant un prix avantageux par page monochrome, les nouvelles presses Baltoro® répondent en toute fiabilité aux demandes continues des impressions noir et blanc.

baltoro inkjet press

Presse jet d’encre HF Xerox® Baltoro®

L’équipe a aussi pu :

  • Redimensionner l’empreinte de production en termes de capacité et de redondance, en éliminant 10 de ses 13 presses Xerox Nuvera® et en mettant à niveau les trois autres.

  • Ajouter des dispositifs de finition en ligne pour accélérer les travaux et réduire les exigences en finition manuelle.

  • Libérer leur presse Iridesse® pour augmenter sa production de travaux couleur à plus forte valeur ajoutée, pour garder plus de travail en interne et ajouter des opportunités de croissance.

L’imprimerie du Frisco ISD a amélioré l'efficacité et la rapidité de toutes ses opérations d'impression, libéré du personnel pour d'autres tâches grâce au logiciel d'automatisation des flux de travail Xerox® FreeFlow® Core. Ils peuvent ainsi ajouter des informations vitales aux fiches de projets, pré-contrôler les impressions et gérer les files d'attente selon les finitions.

AVANT

 
Xerox Nuvera Press
13 - Presses Xerox Nuvera®
Xerox Iridesse Production Press
2 - Presses de production Xerox® Iridesse®
Xerox Versant 3100 Press
1 - Presse Xerox® Versant® 3100

APRÈS

 
Xerox Nuvera Press
3 - Presses Xerox Nuvera®
Xerox Iridesse Production Press
2 - Presses de production Xerox® Iridesse®
baltoro inkjet press
2 - Presses jet d’encre HF Xerox® Baltoro®
Red flowchart icon
Automatisation du workflow avec Xerox® FreeFlow® Core
Circle checkbox Encombrement réduit
Circle checkbox Coûts réduits de l’impression couleur
Circle checkbox Monochrome accéléré
Circle checkbox Workflow intégré
Circle checkbox Impression couleur de haute qualité
Circle checkbox Redondance

RÉSULTATS : Flexible. Abordable. Capacité à l’épreuve du temps.

La transformation a été réalisée et réussie en quelques mois, grâce à une planification et un engagement rigoureux des équipes du Frisco ISD et de Xerox. « Cette installation a plutôt ressemblé à un tourbillon de magicien », s’exclame Broderick. « Mais comme Xerox nous a confié à sa meilleure équipe, tout s'est bien passé. »

100 %

Accélération des travaux monochromes

200

Plus de travaux réalisés chaque jour en combinant la couleur et le monochrome sur la même presse

90 %

Réduction du coût par impression couleur

100 %

Répercussion des réductions des coûts au niveau du District

En plus des délais d'exécution plus courts et d'une production couleur et monochrome plus économique, le Frisco ISD s'était fixé pour objectif de conserver plus de travaux en interne sur ses presses Iridesse® et Versant® en exploitant leur potentiel maximal. « Tout cela nous offre un excellent potentiel. Les gens passent du temps sur Zazzle.com ou Pinterest, et font des découvertes », ajoute Broderick. « Ils nous demandent s’ils peuvent les avoir ». Elle a donc le plaisir de leur répondre que leur équipe peut leur donner satisfaction. « Nous pouvons maintenant leur offrir des options très variées ».

Bien que prévue et attendue, l’augmentation de la vitesse et du volume a surpris et ravi le personnel de l'imprimerie, qui a dû relever le challenge posé par le tri et le groupage d’une production tellement plus rapide. La découverte du nouvel équipement et des capacités de la presse Baltoro® a généré une belle excitation ! « L’impact a été incroyable ! »

Quatre stratégies pour des opérations d’impression plus flexibles et à l’épreuve du temps

La technologie dans la réalité

Presse jet d’encre HF Xerox® Baltoro®

Inkonomics amplified.

Presse Xerox® iGen® 5

Travaillez astucieusement et de manière plus créative.

Xerox® FreeFlow® Core

Automatisation et intégration pour la totalité de votre flux de travail d'impression.

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