Votre imprimante a quelque chose à vous dire

Vos imprimantes, scanners et photocopieurs ont un rôle essentiel à jouer dans la transformation numérique de votre entreprise – à condition de pouvoir en tirer les bons renseignements. Ces cinq étapes devraient vous y aider. 

La plupart d’entre nous font peu de cas des imprimantes, scanners et photocopieurs qui partagent notre espace de travail. À quoi bon y penser ? Souvent, ils font juste partie des meubles. 

Mais ne sous-estimez pas le potentiel de votre environnement de travail en matière de transformation numérique. Vos appareils ont beaucoup évolué ces dernières années, et peuvent désormais contribuer à améliorer chaque aspect de votre entreprise, notamment :

  • Sécurité
  • Expérience client
  • Environnement numérique
  • Innovation
  • Productivité
  • Durabilité
  • Conformité

Alors, comment faire participer vos périphériques à votre transformation numérique ? C’est simple : en collectant des données relatives à leur utilisation, et en transformant ces données en renseignements qui vous montrent comment réduire vos dépenses, améliorer votre rendement et durabiliser votre entreprise.

Ces cinq étapes montrent comment utiliser votre environnement d’impression pour favoriser une transformation qui fera la différence :

Woman and man discussing items on white board

Étape 1 : Faites le point sur votre utilisation actuelle

N’importe quel consultant en conduite du changement vous dirait que toute transformation passe d’abord par une analyse de votre situation. Comprendre votre environnement d’impression actuel vous fournira une base solide à partir de laquelle vous pourrez prendre des initiatives pour réduire vos dépenses mais aussi faciliter la vie au travail de vos utilisateurs.

Vous ne savez pas par où commencer ? Xerox MPS vous propose un bilan détaillé conçu pour déceler le potentiel de vos workflows documentaires dans une optique de transformation numérique.  Découvrez comment fonctionne ce bilan.



 

Étape 2 : Transformez vos données en renseignements utiles grâce à des tableaux de bord et autres outils de visualisation

Inutile de recueillir les données que vous livre votre environnement d’impression si vos collaborateurs ne sont pas en mesure de les organiser et de les contextualiser. Et s’ils procèdent manuellement, la tâche peut virer au cauchemar. Découvrez plutôt les tableaux de bord et les outils de visualisation automatisés que votre fournisseur de services MPS peut vous offrir.

Non seulement ces outils vont aider vos équipes à comprendre les données que vous leur présentez, mais ils vont aussi vous permettre d’assimiler plus rapidement les informations et de les exploiter de manière plus agile. Savoir que l’une de vos imprimantes ralentit vos équipes car trop de personnes l’utilisent, c’est bien. À condition de ne pas avoir dû passer une semaine à compiler des données pour s’en apercevoir.   

Étape 3: Concentrez-vous sur l’essentiel

Chaque appareil connecté a des tas de choses à vous dire et cela vaut aussi pour vos imprimantes. Toute la question est de savoir si ces renseignements sont vraiment indispensables et utiles.

Votre environnement de travail peut vous révéler une foule d’informations sur le traitement des documents de votre entreprise, mais il est important de se focaliser sur les points qui peuvent produire un réel impact. Chaque utilisateur a-t-il besoin d’imprimer en couleur ou pourriez-vous faire des économies ? Est-il vraiment nécessaire d’imprimer chaque document, ou existe-t-il de meilleurs moyens d’utiliser, d’échanger et de stocker les informations ?

Ciblez en priorité les points que vous pouvez améliorer – et dont l’amélioration sera facilement mesurable.

Person looking at graphs on mobile devices

Étape 4 : Faites en sorte que les données recueillies permettent des améliorations durables et incrémentielles

L’analyse de votre environnement d’impression ne sert pas qu’à des améliorations ponctuelles (comme les transformations menées par ces entreprises).

Elle vous fournit une mine de renseignements sur votre workflow documentaire, sur les comportements des utilisateurs et sur les risques de violation de données, et ce partout dans votre entreprise. En apportant de petites améliorations ici et là, vous pouvez créer un flux d’améliorations continu et intarissable.

Au fil du temps, vous pourrez supprimer durablement les dépenses inutiles liées à vos documents, et tirer parti au quotidien d’une transformation numérique réussie. 

Étape 5 : Travaillez avec un partenaire expérimenté

Étant donné la masse d’informations que vos périphériques de sortie connectés sont capables de livrer, la solution la plus intelligente consiste à laisser votre partenaire de services de gestion d’impression se charger de leur traitement. Il veillera à ce que les bonnes données soient recueillies, mesurées, enregistrées et transmises. Les experts en MPS ont élaboré des solutions d’automatisation de pointe pour exploiter toutes sortes de données, qu’elles concernent les utilisateurs, les documents, la sécurité, l’efficacité ou bien d’autres choses encore. 

Et même si vous vous occupez de tout cela vous-même, il reste encore la configuration, l’intégration, l’assistance technique, la sécurité et les sauvegardes. Au lieu de revoir toute votre infrastructure, n’est-il pas plus logique de demander à votre fournisseur de services MPS de vous aider ?

(Et, lorsque l’Internet des objets aura imprégné tous les aspects de votre vie – et ce jour arrivera inévitablement –, vous aurez déjà une bonne idée de ce que c’est que de gérer un réseau diversifié d’appareils connectés intelligents.)

Besoin de plus de données sur les données ?  Lisez cet article pour en savoir plus sur l’analytique au service des objectifs commerciaux.