Identifier et maîtriser les processus difficiles à gérer : la clé d’une entreprise performante.

Mark Boyt, responsable mondial des Solutions marketing, Xerox Corporation

L’ère du travail intelligent exige de nous tous d’en faire plus, de collaborer plus et de produire plus de résultats, tout en travaillant plus vite et plus efficacement.

Quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, votre productivité et votre capacité à demeurer efficace et concurrentiel dépendent de la façon dont vous maîtrisez vos processus.

Mais la vérité est que la plupart des processus d’entreprise sont fragmentés, lents et difficiles à gérer.

Il n’est pas étonnant que l’on me demande de citer les cinq applications de workflow critiques que toutes les entreprises ont besoin de simplifier pour gagner du temps et de l’argent.

Malheureusement, il n’y a pas de réponse claire. Il n’y a pas de solution unique. Chaque activité est spécifique.

Il est essentiel de comprendre les processus difficiles à gérer qui sont critiques pour votre entreprise et comment faire en sorte qu’ils se déroulent en votre faveur.

Identifier le problème

Ensemble, si nous pouvons identifier les goulets d’étranglement qui vous ralentissent, vous pourrez obtenir de meilleurs performances, améliorer la productivité et atteindre vos objectifs.

Souvent, le cœur du problème est le processus papier. Transformer les processus d’entreprise manuels, basés sur le papier en processus numériques ou automatisés peut avoir un impact positif à bien des égards.

Voici quelques exemples de la façon dont nous travaillons en partenariat avec les clients pour bien déterminer toutes les étapes du workflow dans les processus difficiles à gérer en utilisant notre proper et puissant outil de cartographie des workflows et en les reformulant de façon simplifiée avec les Apps de workflow adaptées.

1. Éliminer le traitement fastidieux de la facturation

Pour l’entreprise Nordic NB, la facturation était un long processus manuel qui obligeait les employés à numériser une facture après l’autre pendant des heures.

Avec la fonction Automatisation des factures Xerox® ConnectKey®, les employés numérisent maintenant des lots de factures de façon groupée, qu’il s’agisse d’une facture ou d’une centaine de factures, sur un simple clic. Les données sont extraites et transférées automatiquement dans le système ERP.

« L’ensemble du processus de facturation est passé de 40 à 10 heures par mois, » déclare Urban Odelind, directeur financier de Xllnc Nordic NB. « Nous gagnons beaucoup de temps et, bien sûr, de l’argent. Et nous pouvons nous concentrer sur notre cœur de métier."

2. Automatiser la logistique de distribution

Morrell Group, un fournisseur de classe mondiale d’automatisation industrielle, utiisait un processus de commande manuel long et coûteux, avec un risqué d’erreur important.

« Les employés de l’entrepôt s’appuyaient sur des morceaux de papier imprimés multicolores, avec des notes manuscrites pour prendre et scanner les articles et les suivre jusqu’à leur sortie de l’entrepôt, » explique Dave Hajciar, directeur d’exploitation.

Maintenant, ils utilisent une tablette avec une App connectée à une imprimante Xerox® AltaLink® pour automatiser le prélèvement et l’emballage, ne laissant aucune place à l’erreur et permettant de réaliser jusqu’à 25 % d’économie.

3. Accélérer le processus de courrier recommandé

En Italie, les entreprises s’appuient fortement sur le courrier recommandé par la poste italienne.

« Cela exigeait de faire sortir les gens des bureaux et provoquait retard et frustration, » dit Guiseppe Maselli, chef de solutions à valeur ajoutée d’AGS, une entreprise italienne de technologie.

Nous les avons aidés à créer une plate-forme web qui leur permet d’envoyer le courrier par voie électronique, ce qui accélère le processus.

Les documents sont numérisés à l’imprimante puis envoyés par voie électronique à une station d’impression et de mise sous enveloppe exploitée par Poste Italiane, où ils sont expédiés de façon traditionnelle.

Cette synergie entre l’informatique, la mise en œuvre et l’intelligence automatisée signifie « fini les déplacements, les retards ou décalages de livraison", et tout cela sans frais supplémentaires.

4. Faciliter la traduction — Chaque jour, 7 jours sur 7

Austin Frasier est une agence de recrutement spécialisée au Royaume-Uni, avec des bureaux en Allemagne et aux États-Unis. La négociation des conditions commerciales avec ses clients signifiait traiter avec des entreprises de plusieurs pays et gérer divers types de documents.

« Cela représentait beaucoup d’impression, de révision, de modification, de numérisation, avant le renvoi au client, » indique le responsable, Mitchell Bailey. « Avec l’App Xerox® Easy Translator tout est fait à l’imprimante.

Les employés sélectionnent simplement l’App, choisissent la langue d’entrée et la langue cible, puis sélectionnent l’impression ou l’envoi par email. En termes de productivité, cela a été un immense gain de temps. Ce qui demandait 4 ou 5 jours peut désormais être effectué en quelques minutes et à tout moment de la journée.

Quels processus d’entreprise devez-vous simplifier ?

Rechercher de nouveaux moyens d’automatiser et de simplifier les processus quotidiens de l’entreprise permet d’économiser temps et argent.

Que vous ayez 10 ou 10 000 employés, si, ensemble, nous pouvons identifier les freins qui ralentissent votre activité, vous serez en mesure de simplifier les processus de l’entreprise et d’atteindre vos objectifs.

Discutez avec nous pour savoir comment vous pouvez commencer à travailler plus efficacement aujourd’hui.

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